Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đơn giản và chính xác nhất

Kiểm kê hàng tồn kho đang là nỗi ám ảnh của nhiều chủ shop, doanh nghiệp. Việc này rất mất thời gian và nếu không cẩn thận có thể xảy ra sai sót không mong muốn. Vậy đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn chỉnh này nhé!

• Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng| Trợ Thủ Công Nghệ 4.0 Đắc Lực
• Phần Mềm Quản Lý Kho Nhà Hàng Miễn Phí Tốt | Chuyên Nghiệp
• Báo Giá Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Online Tốt Hiện Nay

1. Ý nghĩa của công tác kiểm kê hàng tồn kho

• Kiểm kê hàng tồn kho là thống kê số lượng hàng hóa còn tồn đọng, nắm bắt các sản phẩm sắp quá hạn hoặc đã hết hạn, mặt hàng đã bán hết… để đưa ra chiến lược thúc đẩy bán hàng và nhập hàng hợp lý.
• Kiểm tra sự chênh lệch, sai số giữa thực tế và sổ sách. Từ đó đưa ra hướng điều chỉnh, cân đối cho phù hợp
• Tiết kiệm chi phí lưu kho, chi phí nhân công và giải phóng kho lưu trữ.
• Kiểm tra hàng tồn giúp tối ưu dòng vốn lưu động vào các hoạt động khác.

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng và hiệu quả

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho khá phức tạp, bao gồm nhiều bước từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc.

2.1 Công tác chuẩn bị trước kiểm kê 

Để quá trình kiểm kê suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, công tác chuẩn bị là rất cần thiết.

• Chủ động báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch kiểm kê hàng hóa để có sự chuẩn bị tốt nhất và tránh bị làm phiền bởi khách hàng hay nhà cung cấp.
• Phân công nhân sự phụ trách kiểm kê. Thường là thủ kho, kế toán hoặc người quản lý.
• Lên kế hoạch và danh sách kiểm kê cụ thể: khu vực kiểm kê, danh mục sản phẩm, thiết bị và dụng cụ hỗ trợ…

Chuẩn bị trước kiểm kê là công tác rất quan trọng

2.2 Các bước kiểm tra hàng tồn kho chi tiết

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho trải qua 6 bước:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hàng tồn kho theo dữ liệu trên phần mềm quản lý bán hàng và các báo cáo hàng tồn. Mẫu kiểm kê đảm bảo sự khoa học, rõ ràng, bao gồm các cột: mã hàng, tên hàng hóa, số lượng trên báo cáo, số lượng thực tế, phần chênh lệch, ghi chú…

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng trong kho và điền số liệu vào mẫu đã có sẵn. Việc kiểm kê nên được thực hiện song song bởi 2 người để có sự đối chiếu. Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho để có được số liệu chính xác.

Bước 3: Hoàn thành việc kiểm kê và so sánh, đối chiếu kết quả thu được từ 2 người phụ trách, trường hợp có sự chênh lệch sẽ tiến hành kiểm kê lại một lần nữa.

Bước 4: Hoàn tất việc kiểm kê lại và chốt số liệu hàng tồn thực tế. Tiếp tục đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo để tìm ra phần chênh lệch. Thủ kho và kế toán có trách nhiệm điều tra và giải trình về phần chênh lệch đó.

Bước 5: Giải trình chênh lệch được chấp thuận, bộ phận kế toán kho cần điều chỉnh lại số liệu cho khớp với số liệu thực tế đã kiểm kê.

Bước 6: Lập và hoàn thiện biên bản kiểm kê hàng tồn kho, đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để có sự đối chứng đầy đủ nhất. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn tất.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn nếu tuân thủ 6 bước trên

3. Bồ Câu Order - phần mềm quản lý bán hàng thông minh và hiệu quả 

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay phải kể đến là Bồ Câu Order. Với tính năng nổi bật là báo cáo doanh thu chi tiết, cụ thể, từ đó có thể quản lý, kiểm soát được số lượng các đơn hàng nhanh chóng và chính xác. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm này trong kinh doanh sẽ giúp công tác quản lý, đặc biệt là kiểm kê hàng hóa đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý này còn có các tính năng ấn tượng:

• Hỗ trợ với mọi thiết bị, tiết kiệm chi phí tối đa
• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng
• Hỗ trợ thanh toán nhanh, rõ ràng và chính xác
• Tích hợp kinh doanh đa dạng mặt hàng, sản phẩm

Bồ Câu Order - phần mềm giúp quản lý phục vụ tốt

Hi vọng với quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã chia sẻ ở trên sẽ giúp các shop, cửa hàng, doanh nghiệp kiểm soát được tình hình kinh doanh của mình. Và từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh thông minh và hiệu quả nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hay có nhu cầu tìm hiểu, sử dụng phần mềm của chúng tôi hãy liên hệ qua:

• Hotline: 0974 724 207 - 0365 375 375
• Email: nhuquynhphambp@gmail.com - camquanxuyen@gmail.com